Home

Page Content

Title
Titel
PageContent
The Stellenbosch University institutional Policy on Mandatory Self-archiving of Research Output was officially approved by SU Council on 1 December 2014.

FAQs?

What does the policy require?
The policy requires that full-text copies of published journal articles or conference proceedings of authors with a formal affiliation with SU are hosted in SUNScholar (institutional repository).

What should I submit to the institutional repository?
  • Full-text (PDF format) of published journal article (publisher's version) in compliance with the policy of the publisher.
  • Full-text (PDF format) of post-print (final peer-reviewed manuscript with the incorporation of revisions) in compliance with the policy of the publisher.
  • Full-text (PDF format) of peer-reviewed conference paper in compliance with the policy of the publisher.

How do I submit?
  • Contact your Faculty Librarian who will able to submit on your behalf, or,
  • Submit your research output yourself by sending an e-mail to scholar@sun.ac.za requesting to register as a submitter or following the steps set out on our help page.
  • One individual may also submit on behalf of a department after they have been registered and have all the necessary information to complete the citation.

Where can I get assistance regarding submission of my articles?
Enquiries may be directed to your Faculty Librarian or the Digitisation and Digital Services Division.

Where can I look up a publisher or journal policy?
  • Go directly to the journal or publisher website, or,
  • Consult the SHERPA RoMEO or rchivit databases of publisher policies on archiving research papers in institutional repositories, or,
  • A list of journals, in which SU researchers regularly publish in, with their respective policies regarding self-archiving can be consulted here.

May I still place my previously published papers onto the repository?
Yes, you may, provided that you still have the post-print or other applicable version of the research output in question.

In which format should I submit my paper?
Only PDF formats will be hosted on an IR, as the format allows for long term preservation.

What about my copyright?
Authors are urged to retain copyright of their material of which SU is the copyright owner and encouraged to sign a "licence to publish" which will allow authors to deposit a copy of their article in SUNScholar This is usually done by adding an "author addendum" to the publisher's copyright transfer agreement. An example can be found here.

What about embargo?
Some publishers and journals require an embargo period before archived copies of articles may be opened up on and IR and provide clear instructions on the issue. Embargoes will automatically be lifted on the IR on the applicable date.

Can I negotiate beforehand that my published article will be appearing on an IR?
You can inform the journal or publisher that you will be hosting a copy on your institution's repository. Please also refer to the question on copyright above.

How will a copy hosted on SUNScholar affect my research impact?
If anything it will increase your visibility on the internet and the research paper on SUNScholar will indicate the correct citation and URL link to the original publisher's website.

How does one cite from the IR?
You do not cite the IR itself, but the research paper as if it was on the original journal or publisher's website, as will be indicated on the item in SUNScholar.

Useful links

Bladsy Inhoud
Die Universiteit Stellenbosch institusionele beleid insake die verpligte selfargivering van navorsingsuitsette is amptelik deur die US Raad op 1 Desember 2014 aanvaar.

Algemene Vrae

Wat vereis die beleid?
Die beleid vereis dat volteks kopieë van gepubliseerde navorsingsartikels of konferensiereferate van outeurs wat 'n formele affiliasie met die US het in SUNScholar (institusionele bewaarplek) gehuisves word.

Wat moet ek in die institusionele bewaarplek deponeer?
  • Volteks (PDF-formaat) van die gepubliseerde tydskrifartikel ("publisher's version") ooreenkomstig die uitgewer se beleid.
  • Volteks (PDF-formaat) van die na-druk-weergawe (aanvaarde outeursmanuskripte met hersienings ingereken) van 'n tydskrifartikel ooreenkomstig die uitgewer se beleid.
  • Volteks (PDF-formaat) van eweknie-beoordeelde konferensiereferate ooreenkomstig die uitgewer se beleid.

Hoe deponeer ek items in die institusionele bewaarplek?
  • Deponeer self u navorsingsuitsette deur 'n e-pos aan scholar@sun.ac.za te stuur om aansoek te doen om as 'n deponeerder te registreer of volg die stappe soos uiteengesit op ons hulpblad.
  • 'n Enkele individu mag ook namens 'n departement deponeer indien die persoon geregistreer is op SUNScholar as 'n deponeerder en indien hulle al die nodige inligting het om die verwysing volledig in te vul.

Waar kan ek hulp kry rakende die deponering van my artikels op SUNScholar?
Navrae kan gerig word aan u Fakulteitsbibliotekaris of die afdeling vir Digitalisering en Digitale Dienste.

Waar kan ek 'n uitgewer of tydskrif se beleid naslaan?
  • Besoek die webtuiste van die uitgewer of tydskrif, of
  • Raadpleeg die SHERPA RoMEO of rchivit databasisse van uitgewersbeleide rakende argivering van navorsingsartikels in institusionele bewaarplekke, of
  • 'n Lys van vaktydskrifte waarin US navorsers gereeld publiseer met meegaande beleide rakende selfargivering is hier beskikbaar.

Kan ek steeds my voorheen gepubliseerde artikels in die bewaarplek deponeer?
Ja, indien u steeds toegang het tot die na-druk of ander toepaslike weergawe van die artikel.

In watter formaat moet my artikel gedeponeer word?
Slegs PDF-formaat word op 'n institusionele bewaarplek gehuisves aangesien hierdie formaat geskik is vir langtermyn bewaring.

Wat van my kopiereg?
Outeurs word aangespoor om die kopiereg te behou op materiaal van hulle waarvan die US die kopiereghouer is en verder aangemoedig om 'n "lisensie om te publiseer" te onderteken wat hulle sal toelaat om 'n kopie van 'n artikel in SUNScholar te deponeer. Die "lisensie om te publiseer" word gewoonlik verleen deur 'n "outuersaddendum" te voeg by die uitgewer se kopieregoordragooreenkoms. Kyk gerus na 'n voorbeeld hier.

Wat van embargo?
Sommige uitgewers en vaktydskrifte vereis 'n embargoperiode alvorens geargiveerde kopieë van artikels op 'n institusionele bewaarplek toeganklik gemaak kan word en verskaf ook duidelike instruksies in dié verband. Embargo's word outomaties binne die bewaarplek gelig op die toepaslike datums.

Kan ek vooraf onderhandel dat my artikel in 'n institusionele bewaarplek gehuisves gaan word?
U kan die tydskrif of uitgewer inlig dat u wel beplan om 'n kopie op u institusionele bewaarplek te huisves. Verwys asseblief na die vraag oor kopiereg hierbo.

Hoe sal 'n kopie van my artikel op SUNScholar my navorsingsimpak beïnvloed?
Dit sal die sigbaarheid van u navorsing op die internet verhoog. Die artikel op SUNScholar sal die korrekte verwysing en URL skakel vertoon wat verwys na die oorspronklike publikasie.

Hoe verwys 'n mens na die institusionele bewaarplek?
Daar word nie na die bewaarplek self verwys nie, maar eerder na die artikel soos wat dit op die oorspronklike vaktydskrif of uitgewer se webblad verskyn. Hierdie inligting word op die rekord binne SUNScholar aangedui.

Nuttige skakels

Approval Status Approved
Attachments
Content Type: sunpagecontent