Page Content

The main aim of the short loan service is to provide access to frequently used material for short periods to ensure that it is accessible to a large number of clients.


  • The short loan collection consists mainly of recommended reading material.
  • Lecturing staff, or their assistants, provide all short loan material to the Short Loan Section.
  • Copies of articles and book chapters should be accompanied by the required copyright clearance and a completed reservation form.
  • Printed reservation forms can also be collected from the Short Loan Sections of the Stellenbosch University Library and the respective branch libraries.
  • Completed forms and material must be supplied to the Short Loan Section TWO DAYS prior to issuing assignments to students to allow sufficient time for the processing of the material.
  • All short loan items have library catalogue records and can therefore be retrieved via SUNSearch.


Electronic reserves

An electronic system for placing articles and book chapters on short loan is in use at the Short Loan Section of the Stellenbosch University Library.

Procedure for academic staff when placing chapters and articles on short loan:
  • In order to comply with the law, copyright clearance needs to be obtained before articles and book chapters may be placed on short loan.
  • Information about copyright may be obtained from Carol Kat |  Tel: +27 21 808 2992.
  • Submit requests to copy material.
  • A good quality copy of the article or chapter, as well as the PLO CHEC acceptance form, must be submitted to the Short Loan Section.
  • The short loan reservation form must be completed.
The Short Loan staff will digitize the chapters/articles and make them available through E-reserves.

Academic staff are requested to:
  • alert students to this service;
  • inform their students that there is a direct link to electronic reserves on SUNLearn;
  • ascertain the electronic availability of articles before these are submitted to be placed on short loan.
Students can access these articles/chapters electronically during the reservation period. When this expires, the material will be deleted from the catalogue. 

Tutorials, class notes

The Library Service strongly supports the use of SUNLearn for making tutorials, class notes, etc. available to students rather than using the Short Loan Section for this purpose.


  • Only recommended reading material may be reserved.
  • Due to the need to limit the size of the division it is proposed that the “7 DAY LOAN" or “24 HOUR LOAN" facility be used instead.
  • Books may only be reserved for a specific course programme.
  • The short loan sections are not responsible for the replacement of stolen or lost short loan material.

Contact us

Stellenbosch University Library

Heidi Herandien  |  Tel: +27 21 808 4380

Branch Libraries

Medicine & Health Sciences
Engineering & Forestry
USBL (Bellville Park Campus Library)

Bladsy Inhoud
Die hoofdoel van die reserwediens is om vir kort periodes toegang tot materiaal wat dikwels gebruik word, te verskaf, ten einde te verseker dat dit vir ’n groot groep kliënte toeganklik is.


  • Die reserweversameling bestaan hoofsaaklik uit aanbevole leesmateriaal.
  • Doserende personeel, of hul assistente, verskaf alle reserwemateriaal aan die afdeling.
  • Kopieë van artikels en hoofstukke uit boeke moet van die nodige kopieregklaring en 'n voltooide reserveringsvorm vergesel wees.
  • Gedrukte reserveringsvorms is ook by die Reserwe-afdelings van die Universiteit Stellenbosch Biblioteek en die onderskeie takbiblioteke beskikbaar.
  • Voltooide vorms en materiaal moet TWEE DAE voordat die opdragte aan studente gegee word aan die Reserwe-afdelings verskaf word, om voldoende tyd toe te laat vir die prosessering van die materiaal.
  • Alle reserwemateriaal word van 'n rekord in die biblioteekkatalogus voorsien en kan dus deur middel van SUNSearch opgespoor word.


Elektroniese reserwes

Die Reserwe-afdeling van die Universiteit Stellenbosch Biblioteek gebruik ’n elektroniese reserwestelsel vir die plasing van artikels en hoofstukke uit boeke.

Prosedure vir akademiese personeel vir die plasing van hoofstukke en artikels op reserwe:
  • Om te voldoen aan wetgewing moet kopieregklaring verkry word voordat artikels en hoofstukke op reserwe geplaas word.
  • Inligting oor kopiereg kan van Carol Kat |  Tel: +27 21 808 2992 verkry word.
  • Versoek die kopiëring van materiaal.
  • 'n Kwaliteitkopie van die artikel of hoofstuk, vergesel van die nodige kopieregklaring, moet by die Reserwe-afdeling ingehandig word.
  • Die reserveringsvorm moet voltooi word.
Die Reserwepersoneel sal die artikels/hoofstukke digitaliseer en dit deur E-reserwes beskikbaar maak.

Doserende personeel word versoek om:
  • die elektroniese stelsel aan hul studente bekend te stel;
  • hul studente na die direkte skakel vir elektroniese reserwes op SUNLearn te verwys;
  • seker te maak dat tydskrifartikels nie reeds elektronies beskikbaar is nie voordat dit na Reserwe gestuur word.
Studente het elektroniese toegang tot hierdie artikels/hoofstukke gedurende die reserveringsperiode. Wanneer dit verstryk, sal die materiaal van die katalogus verwyder word.

Tutoriale, klasnotas

Doserende personeel word versoek om liefs tutoriale en klasnotas deur middel van SUNLearn aan studente beskikbaar te stel, in plaas van om die Reserwe-afdelings vir dié doel te gebruik.


  • Slegs aanbevole leesmateriaal mag vir studente gereserveer word.
  • Weens die beperkte groote van die afdeling word aanbeveel dat die 7-DAG-LEEN- of die 24-UUR-LEEN- fasiliteit gebruik word.
  • Boeke mag slegs vir 'n spesifieke program en slegs vir die duur van die program gereserveer word.
  • Die reserwe afdelings is nie verantwoordelik vir die vervanging van gesteelde of verlore reserwe material nie.

Kontak ons

Universiteit Stellenbosch Biblioteek

Heidi Herandien  |  Tel: + 27 21 808 4380


Geneeskunde & Gesondheidswetenskappe
Ingenieurswese & Bosbou
USBB (Bellvilleparkkampusbiblioteek)

Approval Status Approved
Content Type: sunpagecontent